Artikel 1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Hollands Vertrouwen:
de opdrachtnemer die diensten verleent als externe vertrouwenspersoon.
Opdrachtgever:
de organisatie die gebruikmaakt van de dienstverlening van Hollands Vertrouwen.
Vertrouwenspersoon:
de door Hollands Vertrouwen ingezette professional die werkzaamheden verricht binnen de
functie van externe vertrouwenspersoon.
Melder:
iedere persoon die werkzaamheden verricht binnen of voor de organisatie van opdrachtgever
en contact opneemt met de vertrouwenspersoon.
Diensten:
alle werkzaamheden die plaatsvinden in het kader van externe vertrouwenspersoon-ondersteuning.

Artikel 2 Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en
werkzaamheden van Hollands Vertrouwen. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 3 – Aard van de dienstverlening
Hollands Vertrouwen verricht werkzaamheden als onafhankelijk externe vertrouwenspersoon. De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:
– opvang en begeleiding van melders,
– het bieden van een vertrouwelijk luisterend oor,
– ondersteuning bij het verkennen van mogelijke vervolgstappen,
– begeleiding bij gesprekken, indien gewenst,
– signalering van trends (geanonimiseerd),
– verzorgen van voorlichting en informatiebijeenkomsten,
– bijdragen aan bewustwording rondom sociale veiligheid,
– advisering over psychosociale arbeidsbelasting (PSA),
– opstellen van een geanonimiseerd jaarverslag.

Artikel 4 Afbakening van de rol
De vertrouwenspersoon:
– verricht geen feitenonderzoek,
– neemt geen besluiten namens de organisatie,
– behandelt geen klachtenprocedures,
– vervult geen rol als mediator,
– vervangt geen HR-functionaris, leidinggevende of bedrijfsmaatschappelijk werk,
– vertegenwoordigt geen belangen van opdrachtgever of melder.
De vertrouwenspersoon ondersteunt uitsluitend binnen de professionele kaders van de functie vertrouwenspersoon.

Artikel 5 Onafhankelijke positie
De vertrouwenspersoon opereert onafhankelijk en onpartijdig.

De wijze waarop begeleiding van melders plaatsvindt wordt bepaald door de vertrouwenspersoon, met inachtneming van professionele richtlijnen.

De vertrouwenspersoon is geen onderdeel van de lijnorganisatie van opdrachtgever.

Artikel 6 Vertrouwelijkheid en geheimhouding
Alle gesprekken met melders zijn vertrouwelijk.
Informatie wordt uitsluitend gedeeld met opdrachtgever:
– met toestemming van de melder,
– of wanneer sprake is van een wettelijke verplichting.
Rapportages bevatten uitsluitend geanonimiseerde informatie.
De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Artikel 7 Signalering en rapportage
De vertrouwenspersoon kan opdrachtgever informeren over signalen en trends rondom sociale veiligheid en psychosociale arbeidsbelasting (PSA), mits deze informatie niet herleidbaar is tot individuele personen.
Opdrachtgever ontvangt jaarlijks een geanonimiseerd verslag met:
– aard en aantal meldingen,
– relevante signalen,
– trends binnen de organisatie,
– aanbevelingen voor preventie en beleid.
Dit verslag kan worden gebruikt voor interne rapportage, bestuursverantwoording en, indien gewenst, opname in de jaarrekening of maatschappelijke verantwoording.

Artikel 8 Bereikbaarheid en continuïteit
Hollands Vertrouwen stelt gedurende de looptijd van de overeenkomst één of meerdere vertrouwenspersonen beschikbaar.

Indien een vertrouwenspersoon tijdelijk niet beschikbaar is, draagt Hollands Vertrouwen zorg voor passende vervanging.

Bereikbaarheid vindt plaats binnen redelijke kantooruren, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 9 Verplichtingen van opdrachtgever
Opdrachtgever draagt zorg voor:
– communicatie richting medewerkers over beschikbaarheid van de vertrouwenspersoon,
– een onafhankelijke positionering van de vertrouwenspersoon,
– een contactpersoon binnen de organisatie,
– verstrekking van relevante beleidsinformatie indien nodig.

Artikel 10 Tarieven en facturatie
De dienstverlening wordt uitgevoerd conform de overeengekomen tarieven.

Werkzaamheden buiten het abonnement worden uitgevoerd op basis van het geldende uurtarief.

Facturen dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum.
Bij overschrijding van de betalingstermijn kan wettelijke rente in rekening worden gebracht.

Artikel 11 Aansprakelijkheid
Hollands Vertrouwen verricht haar werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen.
Hollands Vertrouwen is niet aansprakelijk voor:
– beslissingen van opdrachtgever naar aanleiding van signaleringen,
– keuzes of vervolgstappen van melders,
– uitkomsten van interne procedures binnen de organisatie.
De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.

Artikel 12 AVG en verwerking persoonsgegevens
Hollands Vertrouwen verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening als externe vertrouwenspersoon. Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet gedeeld zonder toestemming van de melder, tenzij wettelijke verplichtingen anders bepalen.

Artikel 13 Duur en beëindiging overeenkomst
De overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen periode. Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden, tenzij anders overeengekomen. De geheimhoudingsplicht blijft na beëindiging van kracht.

Artikel 14 Overmacht
Hollands Vertrouwen is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien sprake is van overmacht.

Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Hollands Vertrouwen is gevestigd.

Algemene voorwaarden datum 1 april 2026.